Statuts de l’association

SOCIÉTÉ MYCOLOGIQUE DU POITOU

Association déclarée le 24 mai 1978
suivant la loi du 1er juillet 1901

Article 1. CONSTITUTION

La société dénommée “Société Mycologique du Poitou” (abréviation S.M.P.) est une association de durée illimitée déclarée suivant la loi du 1er juillet 1901.

Elle a pour but d’étudier les questions scientifiques se rattachant à la mycologie et de développer dans le public, la connaissance des champignons.

En outre, elle a pour objet d’examiner tous les problèmes concernant la protection des espèces fongiques et la sauvegarde du milieu naturel.

Le siège social est fixé par le conseil d’administration dans le département de la Vienne et peut être transféré par simple décision du Conseil.

Article 2. MISSION

Elle a pour mission :

  • De susciter un lien de solidarité entre les personnes intéressées par cette discipline scientifique.
  • De provoquer l’adhésion de nouveaux membres.
  • D’organiser dans la Vienne et les départements limitrophes, en accord éventuellement avec les sociétés mycologiques locales, des conférences, des expositions, des excursions.
Article 3. INTERDICTIONS

Dans l’exercice de la société, les discussions politiques, syndicales ou religieuses ne sont pas admises.

Article 4. RESSOURCES

Les ressources de la société proviennent :

  • Des subventions qui peuvent, le cas échéant, être versées par des collectivités ou des organismes publics.
  • Des cotisations de ses membres.
  • Des cessions d’ouvrages.
  • Des bénéfices des manifestations organisées par elle.
Articles 5. ADMISSION, COTISATION

Est membre de la société toute personne en ayant fait la demande et versant une cotisation annuelle dont le montant est fixé chaque année par l’Assemblée Générale.

Article 6. DÉMISSION, RADIATION

Le mis en cause est invité à s’expliquer devant le conseil d’administration. Il peut être assisté de la personne de son choix.

La qualité de membre de la société se perd :

  • Par démission.
  • Par radiation, prononcée par le Conseil pour le non-paiement de la cotisation, les membres de la société étant réputés n’en plus faire partie de plein droit s’ils n’ont pas versé leur cotisation malgré deux rappels leur ayant été adressés.
  • Par la radiation prononcée pour un motif grave, par la majorité du conseil d’administration
Article 7. CONSEIL : Composition

 La société est administrée par un conseil de 6 à 18 membres élus par l’Assemblée Générale.

Le conseil est renouvelable par tiers tous les ans, dans l’ordre fixé par tirage au sort lors de la première Assemblée générale.

Les membres sortants sont rééligibles sans limite de temps. Le remplaçant d’un membre démissionnaire ou décédé sera désigné par l’Assemblée Générale suivant la démission ou le décès : il prendra le rang du membre qu’il aura remplacé.

Article 8. CONSEIL : Réunion

 Le Conseil se réunit a minima une fois par trimestre, exceptionnellement, sur convocation du représentant légal ou sur demande d’un ou plusieurs rapporteurs de commission. La présence du tiers des membres du Conseil est nécessaire pour la validité des délibérations.

 Article 9. CONSEIL : Rôle et Organisation

Le Conseil d’Administration est l’organe représentant légalement l’association et en assure la présidence collégiale.

Elle élit chaque année parmi ses membres un volontaire pour représenter l’Association dans les fonctions administratives, dénommé « représentant légal ».

Le Conseil d’Administration est l’organe qui représente légalement l’association en justice.

En cas de poursuites judiciaires, les membres du Conseil d’Administration en place au moment des faits prendront collectivement et solidairement leurs responsabilités devant les tribunaux compétents.

Article 10. GRATUITÉ DES FONCTIONS

Les membres de la société ne peuvent recevoir aucune rétribution pour les fonctions qui leur sont confiées. Cependant, par décision spéciale et sur justification, ils peuvent être remboursés des frais engagés pour la société.

Article 11. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Tous les membres de la société se réunissent au moins une fois par an (au cours du premier semestre) en Assemblée Générale sur convocation du représentant légal.

Seuls auront le droit de vote, les membres à jour de leurs cotisations, membres depuis plus de  6 mois et non faillis. (NDR : Cet ajout est mis aux votes : 1 vote contre, 18 abstentions, 9 votes pour, ajout approuvé)

L’ordre du jour de l’Assemblée Générale est fixé par le conseil. Son bureau est désigné par le Conseil.

Elle entend les rapports de la situation financière et morale de la société. Elle approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget de l’exercice suivant, délibère sur les questions mises à l’ordre du jour et pourvoit au renouvellement des membres du conseil.

Les membres empêchés peuvent se faire représenter par un autre membre de la société, au moyen d’un pouvoir écrit.

Les décisions de l’Assemblée sont prises à la majorité des membres présents et représentés ; elles ne pourront être modifiées que par une autre Assemblée générale.

En cours d’exercice, une demande adressée au représentant légal par la moitié au moins des membres du Conseil, ou le tiers au moins des membres de la société, provoquera la réunion d’une Assemblée Générale, réunie à titre extraordinaire, ayant pour objet de procéder à l’examen des cas particuliers exposés dans la pétition adressée au représentant légal.

Article 12. ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE

L’Assemblée Générale a un caractère extraordinaire lorsqu’elle étudie toute modification des statuts. Elle peut décider la dissolution de la société ou sa fusion avec toute association ayant le même objet.

Une telle Assemblée Extraordinaire doit être composée de la moitié au moins des membres (présents et représentés). Une feuille de présence sera émargée et certifiée par les membres du conseil. Si le quorum n’est pas atteint lors de la réunion de l’Assemblée extraordinaire sur une première convocation, l’Assemblée extraordinaire sera convoquée à nouveau à quinze jours d’intervalle au moins, avec le même ordre du jour et pourra alors valablement délibérer quel que soit le nombre de ses membres présents et représentés.

Article 13. PROCÉS-VERBAUX DES DÉLIBERATIONS

Les procès-verbaux des délibérations des Assemblées et des Conseils sont transcrits sur un registre par le secrétaire de séance et signés du représentant légal et d’un membre du conseil, présent à la délibération.

Le représentant légal peut délivrer toute copie certifiée conforme qui fait foi vis-à-vis des tiers.

Article 14. DISSOLUTION

La dissolution de la société ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale Extraordinaire convoquée spécialement à cet effet. Cette Assemblée procédera à la dévolution des biens de la société.

Article 15. RÉGLEMENT INTÉRIEUR

Un règlement intérieur déterminera les détails d’application des présents statuts. Il sera soumis à l’approbation du Conseil d’Administration (NDR : Cet ajout est mis aux votes : ajout approuvé à l’unanimité des votants)

 

Réglement intérieur

 

Article 1. COTISATIONS

(cf. Statuts – Article 5)

La Société Mycologique du Poitou se compose de membres actifs et de membres d’honneur. Les membres actifs paient la cotisation délibérée à l’assemblée générale sur proposition du trésorier.
La qualité de membres d’honneur est accordée par le Conseil aux personnes ayant rendu d’éminents services à la société ou à la mycologie. Les membres d’honneur sont dispensés de cotisation mais jouissent des mêmes droits que les membres actifs.
Après versement de sa cotisation annuelle, chaque membre reçoit une carte signée du représentant légal, pour l’année civile.

L’année mycologique se superpose à l’année civile et la cotisation annuelle est exigible en janvier.  Les membres reçus en cours d’année versent leur cotisation de l’année en cours, sauf si leur demande d’admission est faite au cours du quatrième trimestre. Dans ce dernier cas, la cotisation est valable aussi pour l’année suivante.
Toute démission doit être adressée par écrit (lettre postale ou courriel) au représentant légal. Toute cotisation versée demeure acquise à la société en vertu de l’article 4 de la loi du 1er juillet 1901.

Article 2. INFORMATION

Les Statuts et le présent Règlement intérieur peuvent être consultés sur le site internet, au siège de la société ou demandé :

  • par les membres de la société ;
  • par les personnes désirant être admises avant de confirmer leur demande d’admission.

Tous les membres à jour de leur cotisation reçoivent les programmes d’activités et les informations qui leur sont utiles.

Article 3. CONSEIL D’ADMINISTRATION

(cf. Statuts – Articles 7, 8, 9)

3.1 Le représentant légal

Il est élu chaque année parmi les volontaires, lors de la séance du Conseil qui suit l’Assemblée Générale. Son mandat est renouvelable sans limitation de durée.

3.2 Ne peuvent siéger au Conseil ou déléguer leurs pouvoirs que les membres à jour de leur cotisation.

Sur la demande d’un membre, l’élection des membres du Conseil a lieu au scrutin secret à deux tours. La majorité absolue est requise au premier tour et la majorité relative au second. S’il y a des ex-æquo, la priorité est accordée au membre le plus ancien, à l’ancienneté égale, au membre le plus âgé.
En cas d’absence, un membre du Conseil peut déléguer ses pouvoirs à un membre présent. Un membre présent ne peut porter plus de deux pouvoirs.

3.3 Est également considéré comme présent tout membre qui participe aux échanges et discussion par visio-conférence.

Toutefois, pour les votes à bulletin secret, pour être retenus, les membres distants doivent avoir donné procuration à un membre physiquement présent.

Article 4. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

(cf. Statuts – Article 11)

Les convocations pour l’Assemblée sont adressées au moins quinze jours à l’avance à tous les membres de la société, avec l’ordre du jour et la liste des candidatures en cas d’élection.
Tout membre absent peut déléguer ses pouvoirs à un membre présent. Un membre présent ne peut porter plus de quatre pouvoirs.
Seuls les membres à jour de leur cotisation, présents ou représentés, ont voix délibérative à l’Assemblée.
Les votes n’ont lieu au scrutin secret que si celui-ci est demandé. L’ordre du jour est approuvé par l’Assemblée en début de séance. Les questions non inscrites, présentées au Conseil avant l’ouverture de la séance peuvent être ajoutées par décision de l’Assemblée.

Article 5. COMMISSIONS

Le Conseil crée toute commission permanente ou temporaire, chargée d’étudier les problèmes qui lui sont posés.
Chaque commission est représentée par un rapporteur, membre du Conseil d’administration. Les membres de ses commissions sont volontaires et intègrent les commissions à tout moment après entretien avec le rapporteur. (NDR : Cet ajout est mis aux votes : ajout approuvé à l’unanimité des votants).

Au minimum trois commissions permanentes sont créées pour assurer les activités de base de l’association.

Ses membres sont nommés lors de la séance du Conseil qui suit l’Assemblée Générale :

Commission des affaires générales : chargée de la gestion financière, du patrimoine, de la bibliothèque et de la logistique.

Commission des activités mycologiques et de l’animation

Commission de la communication et des relations extérieures

Les membres de ces commissions peuvent être pris hors du Conseil mais chacune d’elles dispose d’un rapporteur obligatoirement membre du Conseil.
Le représentant légal peut assister de droit à toutes les commissions, en plus des rapporteurs nommés.

Article 6. VÉRIFICATEUR AUX COMPTES

L’Assemblée élit chaque année un vérificateur aux comptes pris en dehors du Conseil d’Administration et de la commission des affaires générales. Ce vérificateur rend compte de ses observations à l’Assemblée.

Article 7. GESTION FINANCIÈRE

Le rapporteur de la commission des affaires générales, assure la gestion des comptes. ll a tout pouvoir pour recouvrer les cotisations et les autres sommes dues. Il est responsable de ses activités. Il est secondé dans ces fonctions par un adjoint. Chaque participant demeurant libre et responsable de ses actes.
Les frais de déplacements liés aux missions confiés aux adhérents d’organismes d’intérêt général peuvent être traités selon la procédure fiscale d’abandon de frais.
Le rapporteur de la gestion financière dans ce cadre précis, est chargé d’émettre les reçus fiscaux correspondants pour tout adhérent qui en fait la demande.
Toutes les quittances des règlements en espèces qu’il donne sont détachées d’un carnet à souches.

Article 8. RESPONSABILITÉS

Les sociétaires sont priés de ne pas amener de chiens, de s’abstenir de fumer sous-bois et d’y circuler en voiture et en règle général de respecter la règlementation en vigueur.
Les personnes étrangères à la société peuvent participer librement aux excursions ou autres activités publiques en respectant les consignes données par les organisateurs.

Article 9. ASSURANCE

La société contracte une assurance couvrant les risques personnels et la responsabilité civile de ses représentants dûment mandatés, pour tout accident ou incident qui serait la conséquence de leurs activités au service de la société.
Elle couvre par une assurance, les risques d’accident du public.

Article 10. COMPTE BANCAIRE

La société ouvre un compte bancaire où sera versé tout avoir.
Le rapporteur de la commission des affaires générales, et, en cas d’indisponibilité de celui-ci, son adjoint et le représentant légal sont seuls habilités à réaliser des paiements les réaliser des transactions financières sur ce compte.

Article 11. CLAUSE DE SAUVEGARDE

Au cas exceptionnel où une difficulté ne pourrait être résolue par la stricte application des statuts et du présent règlement intérieur, l’Assemblée ou le Conseil, procédera à un vote pour définir des dispositions spécialement adaptées en cas de litige.